Je persoonlijke assistent trainen

Door je Persoonlijke Assistent te trainen, bespaar je tijd en behoud je een consistente merktoon. Ook zorg je ervoor dat je nauwkeurige informatie over je diensten geeft en klanten effectief door je verkoopproces begeleidt.

Wat je wel en niet kunt aanpassen 

Je assistent heeft vaste functies  die niet gewijzigd kunnen worden, zoals automatisch reageren op nieuwe berichten, aangeven dat het een AI is en het naleven van beveiligingsbeleid.

Toch heb je controle over aanpasbare functies, waaronder:

• Toon en persoonlijkheid Stel de assistent in op professioneel, vriendelijk of informeel.
• Bereik van de dienst Bepaal wat je wel en niet aanbiedt, inclusief prijsrichtlijnen.
• Zakelijke regels Geef leveringstermijnen, revisieregels en beschikbaarheid aan.
• Aangepaste overdrachtstriggers Stel in wanneer gesprekken naar jou worden overgedragen, bijvoorbeeld bij spoedverzoeken of wanneer een bepaald budget wordt genoemd.
• Antwoordstijl Kies tussen uitgebreide uitleg of korte antwoorden.

Je assistent trainen

De training verloopt via drie duidelijke lagen:

Over mij (Personaliseer hoe je assistent jou presenteert)

Deze regels gelden voor al jouw Gigs en weerspiegelen je algemene zakelijke werkwijze.

• Geef je assistent een duidelijke beschrijving van jouw communicatiestijl zodat hij op een natuurlijke manier in jouw toon kan reageren. Voeg korte voorbeeldzinnen toe ter ondersteuning.

  Voorbeelden:

  • Houd een professionele, vriendelijke, enthousiaste en beleefde toon aan.
  • Gebruik begroetingen zoals "Bedankt dat je contact opneemt!" en "Ik kijk ernaar uit om met je te chatten!"
  • Toon enthousiasme en dankbaarheid naar klanten.
• Geef een gedetailleerd overzicht van je professionele achtergrond en werkstructuur.
  • Voorbeelden:
    • Ik ben een UI/UX designer met meer dan 7 jaar ervaring.
    • Maak verwachtingen duidelijk door vragen te stellen over projectvereisten en budgetten.
    • Moedig klanten aan om referenties en inspiratie te delen.
    • Geef duidelijke tijdschema’s voor projectafronding en communiceer over diensten en prijsstelling.
  • Vermijd  vage omschrijvingen zoals “Ik ben een designer”. Deze geven niet genoeg context voor accurate antwoorden.
  • Lijst uitsluitingen: “Ik werk niet op zondagen en feestdagen, tel die niet mee in mijn leveringsschema.”
• Stel je grenzen duidelijk vast, zodat je assistent jouw beleid met vertrouwen kan vertegenwoordigen.
  • Voorbeelden:
    • Vraag nooit minder dan $ 200 voor app design.
    • Vermijd het bespreken van niet-gerelateerde diensten of onderwerpen.
    • De werktijden zijn maandag tot en met vrijdag, van 9:00 tot 17:00 uur EST.
  • Vermijd  onduidelijke regels zoals “Snelle levering mogelijk.” Geef in plaats daarvan aan: “Spoedlevering is mogelijk met een toeslag van 30%.”

Gig-specifieke regels (Pas aan hoe je assistent jouw diensten presenteert)

Deze regels overschrijven je algemene instellingen wanneer een Gig meer details vereist.

• Geef meer informatie over hoe je kunt aansluiten bij de toon van een klant. 
  Voorbeeld: “Gebruik technische termen alleen wanneer de klant hiermee vertrouwd is.”
• Geef precies aan wat je aanbiedt en wat niet voor elke Gig. 
  Voorbeeld: “Ik bouw alleen Shopify-websites. Ik ondersteun WordPress niet.”
• Geef aan welke informatie je van klanten nodig hebt (bijvoorbeeld merkrichtlijnen) en wat zij ontvangen.
• Voeg reacties toe op veelgestelde vragen. 
  Voorbeeld: “Voor het revisiebeleid zijn 2 herzieningen inbegrepen. Extra herzieningen kosten $50 per stuk.”

Chatstijl (Kies hoe je assistent omgaat met prijsstelling en pakketten) 

Je kunt de manier waarop je PA met klanten omgaat aanpassen door een chatstijl te kiezen. Deze instelling bepaalt hoe proactief je PA gesprekken begeleidt en je pakketten presenteert. Je kunt dit op elk moment aanpassen om aan te sluiten bij je zakelijke doelen.

• De PA beantwoordt vragen en draagt het gesprek over zodra de klant interesse toont, zonder pakketten te presenteren.
• De PA stemt de behoeften van de klant af op jouw diensten en draagt het gesprek over zonder pakketten voor te stellen.
• De PA raadt alleen pakketten aan als er een duidelijke match is. Anders wordt het gesprek aan jou overgedragen.
• De PA stelt specifieke pakketten voor en benadrukt hun voordelen om de beslissing te bevorderen.
• De PA stuurt het gesprek aan om een pakket te kiezen en gebruikt urgentie om de beslissing te stimuleren.

Test je assistent

Voordat je je PA activeert, raden we aan om deze te testen zodat hij klinkt als jij en je zakelijke regels volgt. Deze stap helpt je training te verfijnen als een reactie niet klopt of verkeerde informatie bevat.

• Je kunt toegang krijgen tot de Voorbeeldmodus  vanuit de kennisbank van het centrum of via de instellingen (rechtsboven).
• We raden aan om minstens vier testberichten te versturen die lijken op echte vragen van klanten, zoals:
  • “Wat is je prijs voor een logo?”  - om te bevestigen dat diensten die je niet aanbiedt worden afgewezen.
  • “Kun je morgen leveren?”  - om je spoedleveringsregels te controleren.
  • “Wat zit er allemaal in je pakket?”  – om te controleren dat de pakketdetails kloppen.
  • “Bied je onbeperkte herzieningen aan?”  - om te checken of de limieten voor herzieningen duidelijk zijn vermeld.
• Let op: klanten kunnen bijlagen uploaden tijdens de communicatie met de assistent, maar deze functie is niet beschikbaar in de voorbeeldmodus.

Elke keer dat je je kennisbank of instellingen bijwerkt, wordt de voorbeeldmodus volledig gereset. Test daarna altijd opnieuw nadat je wijzigingen hebt aangebracht.

Veelvoorkomende problemen en optimalisatie

Mocht je na de lancering problemen tegenkomen, bekijk dan de volgende oplossingen:

Voor doorlopende optimalisatie bekijk je iedere week 2 à 3 recente gesprekken van de assistent. Stel jezelf de vragen: “Klinkt dit als mij?” en “Klopt de informatie?” Update daarna de kennisbank met nieuwe scenario’s die je bent tegengekomen.

Door deze stappen te volgen, zorg je ervoor dat je PA een consistente en nauwkeurige ervaring biedt aan je klanten.

Succesindicatoren

Je Persoonlijke assistent werkt goed als je het volgende ziet:

• Relevante opvolging en samenvattingen voor klanten
• Vlotte overdracht van gesprekken
• Minder verduidelijkingsvragen van klanten
• Stabiele conversiepercentages bij nieuwe klanten
• Klanten willen minder vaak rechtstreeks met je praten

Bekijk de PA-analyse om te zien hoe je assistent presteert.