Hoe je reageert op het eerste bericht van een potentiële klant, bepaalt vaak of diegene een bestelling bij je plaatst of toch verder zoekt. Door snel en professioneel te reageren laat je klanten zien dat je betrouwbaar bent, prettig bent om mee samen te werken en al vóór de start van de bestelling in hun succes investeert. Dit artikel behandelt de belangrijkste best practices voor het goed afhandelen van berichten in je inbox.
Reageer snel
Reageer zo snel mogelijk op nieuwe berichten. Klanten benaderen vaak meerdere freelancers tegelijk, en een snelle reactie kan dan doorslaggevend zijn. Dat heeft ook direct invloed op je responspercentage, wat weer bepaalt voor welk Niveau je als freelancer in aanmerking komt.
Als je niet meteen de tijd hebt om een volledig antwoord te geven, laat een automatisch antwoord klanten weten dat je hun bericht hebt ontvangen en dat je zo snel mogelijk bij hen terugkomt. Stel er een in via de instellingen van je inbox, zodat klanten nooit in onzekerheid blijven zitten.
Je responspercentage geeft aan hoe vaak je binnen 24 uur reageert op een eerste bericht. Het missen van een eerste bericht – zelfs berichten waarvan je vermoedt dat het spam is – heeft een negatieve invloed op je responspercentage.
Personaliseer je antwoord
Algemene standaardantwoorden voelen aan als sjablonen en leiden zelden tot bestellingen. Neem even de tijd om in te gaan op wat de klant precies heeft gevraagd en stem je antwoord af op zijn of haar situatie. Zelfs een klein persoonlijk detail – een verwijzing naar het project dat ze hebben beschreven, of laten zien dat je hun doel begrijpt – kan al een groot verschil maken.
Een handige test: lees je antwoord hardop voor en vraag jezelf af of het een reactie is die je zelf graag zou ontvangen. Klinkt het te algemeen of niet behulpzaam, herschrijf het dan voordat je het verstuurt.
Wees oprecht behulpzaam
Of je nu advies geeft, een aanbeveling doet of gewoon duidelijk uitlegt wat je kunt doen: door klanten te geven wat ze echt nodig hebben, bouw je vertrouwen op en leg je een sterke basis voor jullie samenwerking. Je hoeft geen werk gratis te doen om behulpzaam te zijn. Duidelijkheid, expertise en een direct antwoord zijn vaak alles wat een klant nodig heeft om met een goed gevoel een bestelling bij je te plaatsen.
Sluit je bericht af met een vraag
Door je antwoord af te sluiten met een relevante vraag houd je het gesprek gaande en laat je de klant zien dat je betrokken bent. Dat helpt je ook om de informatie te verzamelen die je nodig hebt voordat je een bestelling aanmaakt. Goede vragen kunnen het bereik van het werk verduidelijken, verwachtingen vroegtijdig schetsen, de deadline van de klant verhelderen of het specifieke resultaat omschrijven waar de klant naar op zoek is.
Als je genoeg informatie hebt om een aanbod te doen, sla dan de vraag over en stuur in plaats daarvan een aanbod op maat. Een aanbod op maat laat precies zien wat je levert, voor welke prijs en wanneer, waardoor het voor de klant makkelijk wordt om ja te zeggen.
Wanneer stuur je een aanbod op maat
Als je eenmaal een duidelijk beeld hebt van wat de klant nodig heeft, is een aanbod op maat vaak de meest effectieve volgende stap. Het neemt onduidelijkheden weg, schept duidelijke verwachtingen en geeft de klant een concrete manier om verder te gaan. Je kunt direct vanuit het gesprek in je inbox een aanbod op maat aanmaken.
Hulpmiddelen om je te helpen je Berichten goed bij te houden
- Automatisch antwoord: Stel een automatisch eerste antwoord in, zodat klanten direct een bevestiging ontvangen, ook als je niet beschikbaar bent.
- Snelle antwoorden: Maak Opgeslagen antwoordsjablonen voor veelvoorkomende vragen en situaties, zodat je sneller kunt reageren zonder in te leveren op kwaliteit.
- Beschikbaarheidsinstellingen: Stel je werktijden in zodat klanten weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Dit is vooral handig als je met klanten in verschillende tijdzones werkt.
- Personal Assistant: Leden van Seller Plus en freelancers van Niveau 1 of hoger kunnen een AI-gestuurde Personal Assistant activeren, die namens jou reageert op nieuwe berichten van klanten wanneer je niet beschikbaar bent.
Wat je beter niet doet
- Deel geen persoonlijke contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, social media-accounts) in je berichten. Alle communicatie moet via Fiverr verlopen. Dit is een vereiste volgens de Servicevoorwaarden.
- Negeer geen berichten, zelfs niet als ze spam lijken te zijn. Meld spam direct, of stuur een kort antwoord om je responspercentage te beschermen.
- Stuur niet steeds hetzelfde standaardbericht naar elke klant. Gepersonaliseerde antwoorden leiden tot meer bestellingen en sterkere relaties.
- Doe geen beloften die je niet kunt nakomen. Door vanaf het eerste bericht realistische verwachtingen te scheppen, krijg je betere recensies en minder geschillen.