Former votre Assistant personnel vous fait gagner du temps tout en garantissant une cohérence dans le ton de votre marque. Cela garantit également que vous fournissez des informations précises sur vos services et que vous guidez efficacement vos clients tout au long du processus de vente.
Ce que vous pouvez et ne pouvez pas personnaliser
Votre assistant comprend des fonctions fixes qui ne peuvent être modifiées, telles que la réponse automatique aux nouveaux messages, la divulgation en tant qu'IA et le respect des politiques de sécurité.
Cependant, vous contrôlez les fonctions personnalisables, notamment :
- Ton et personnalité : définissez si votre assistant doit adopter un ton professionnel, amical ou décontracté.
- Scope du service : déterminez ce que vous proposez ou non, ainsi que les directives de tarification.
- Règles commerciales : précisez les délais de livraison, les politiques de révision et la disponibilité.
- Déclencheurs de transfert personnalisés : définissez les conditions dans lesquelles la conversation vous est transférée, par exemple en cas de demande urgente ou pour un budget spécifique.
- Style de réponse : choisissez entre des réponses détaillées ou brèves.
Former votre Assistant personnel
Votre Base de connaissances est l’espace où vous formez votre Assistant personnel pour qu’il représente fidèlement votre entreprise.
Pour y accéder, ouvrez le centre Assistant personnel > onglet Base de connaissances.
La formation s'effectue sur trois niveaux distincts :
À propos de moi (Personnalisez la façon dont votre assistant vous présente)
Ces règles s’appliquent à l’ensemble de vos services et reflètent vos pratiques commerciales générales.
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Décrivez clairement votre style de communication à votre assistant pour qu’il adopte naturellement votre ton. Incluez de courts exemples de phrases pour le guider.
Exemples :
- « Maintenez un ton professionnel, amical et enthousiaste/poli. »
- « Utilisez des phrases d’accueil telles que « Merci de votre message ! » et « J’ai hâte de discuter avec vous ! » »
- « Exprimez votre enthousiasme et votre gratitude envers les clients. »
- Fournissez un aperçu détaillé de votre parcours professionnel et de votre organisation de travail.
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Exemples :
- « Je suis Designer UX avec plus de sept ans d’expérience. »
- « Précisez les attentes en posant des questions sur les critères et les budgets du projet. »
- « Encouragez les clients à partager leurs références ainsi que leurs sources d’inspiration. »
- « Indiquez des délais clairs pour la réalisation du projet et communiquez sur les services et la tarification. »
- Évitez les descriptions vagues comme « Je suis designer ». Elles ne fournissent pas suffisamment de contexte pour formuler des réponses précises.
- Listez les exclusions : « Je ne travaille pas les dimanches et jours fériés, merci de ne pas les compter dans mon planning de livraison. »
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Exemples :
- Définissez clairement vos limites afin que votre assistant puisse représenter vos politiques avec assurance.
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Exemples :
- « Ne proposez jamais de devis inférieur à 200 $ pour le design d’application. »
- « Évitez d’aborder des services ou des sujets sans lien avec votre activité. »
- « Les horaires d’ouverture sont du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h HNE. »
- Évitez les règles imprécises comme « Livraison rapide disponible ». Précisez plutôt : « La livraison urgente est possible moyennant un supplément de 30 %. »
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Exemples :
Règles spécifiques aux services (Personnalisez la présentation de vos services par l’assistant)
Ces règles remplacent vos paramètres généraux lorsqu’un service nécessite des précisions supplémentaires.
- Apportez davantage d’informations sur la manière d’adapter votre réponse au ton du client.
Exemple : « N’utilisez des termes techniques que si le client les maîtrise. » - Listez précisément ce que vous proposez et ce que vous refusez pour chaque service.
Exemple : « Je crée uniquement des sites Shopify. Je ne prends pas en charge WordPress. » - Précisez les informations que vous attendez des clients (par exemple, les directives de la marque) ainsi que ce qu'ils recevront.
- Ajoutez des réponses aux questions fréquentes.
Exemple : « Pour les politiques de modifications, incluez 2 modifications. Les modifications supplémentaires coûtent 50 $ chacune. »
Style de discussion (choisissez comment votre assistant gère la tarification et les offres)
Vous pouvez personnaliser la manière dont votre assistant personnel interagit avec les clients en choisissant un style de discussion. Ce paramètre détermine le niveau de proactivité de votre assistant pour orienter les conversations et présenter vos offres. Vous pouvez l’ajuster à tout moment pour l’aligner avec vos objectifs d’entreprise.
- L’assistant répond aux questions et termine la conversation dès que le client manifeste son intérêt, sans présenter d’offres.
- L’assistant associe les besoins du client à vos services et conclut la conversation sans présenter d’offres.
- L’assistant recommande des offres uniquement s’il y a un véritable match. Sinon, la conversation vous est transférée.
- L’assistant propose des offres spécifiques en mettant en avant leurs avantages afin d’encourager la prise de décision.
- L’assistant guide la conversation vers le choix d’une offre en instaurant un sentiment d’urgence pour faciliter la décision.
Testez votre assistant
Avant d’activer votre assistant personnel, nous vous recommandons de le tester afin de vous assurer qu’il vous convient et respecte les règles de votre entreprise. Cette étape vous permet d’affiner sa formation si une réponse vous semble maladroite ou comporte des informations erronées.
- Vous pouvez accéder au mode Aperçu depuis la Base de connaissances du centre ou depuis les Paramètres (en haut à droite).
- Nous vous recommandons d'envoyer au moins quatre messages de test reprenant des questions typiques posées par des clients, telles que :
- « Quel est votre tarif pour un logo ? » - pour vérifier qu'il refuse les demandes relatives à des services que vous ne proposez pas.
- « Pouvez-vous livrer dès demain ? » - pour vérifier vos règles relatives à la livraison urgente.
- « Que comprend votre offre ? » - pour confirmer que les détails de votre offre sont exacts.
- « Proposez-vous des modifications illimitées ? » - pour vérifier que les limites de vos modifications sont clairement définies.
- Veuillez noter que, bien que les clients puissent joindre des fichiers lorsqu'ils communiquent avec l'assistant, cette fonctionnalité n'est pas disponible en mode Aperçu.
Chaque mise à jour de votre Base de connaissances ou de vos Paramètres réinitialise le Mode aperçu. N'oubliez pas de refaire les tests après chaque modification.
Problèmes courants et optimisation
Si vous rencontrez des difficultés après le lancement, consultez les solutions suivantes :
Problème |
Symptômes |
Ce qu’il faut éviter |
Solution |
| Mon assistant sonne de façon robotique | Les réponses semblent génériques, trop formelles ou ne correspondent pas à mon style. | « Soyez professionnel » (trop vague) | Dans la section Ton et style, ajoutez des marqueurs de personnalité, intégrez des phrases spécifiques que vous utilisez et fournissez des exemples de réponses reflétant votre ton naturel. Chaleureux, mais professionnel : adressez-vous aux clients par leur nom et expliquez clairement les étapes suivantes. |
| Mon assistant communique des informations tarifaires erronées. | Les devis ne correspondent pas à mes tarifs ou manquent de cohérence. | Règles de tarification contradictoires. | Examinez vos règles de tarification afin d'identifier d'éventuels conflits. Soyez précis quant aux cas où s'appliquent des tarifs différents. |
| Mon assistant communique trop. | Les clients se plaignent de recevoir trop de messages. | Communication sans limites. | Ajoutez des limites à la communication, par exemple en précisant « Gardez les réponses courtes ». |
| Mon assistant fait des promesses inexactes. | Il propose des services que je ne fournis pas ou affiche des délais de livraison irréalistes. | « Je peux tout concevoir » ou des règles vagues telles que « Livraison rapide disponible ». | Actualisez les limites de vos services en fournissant une liste de ce qu'il faut faire et éviter. Fixez des délais réalistes et précisez les limitations ou exclusions spécifiques. |
| Mes clients confondent mon assistant et moi-même. | Ils pensent converser directement avec moi et demandent un transfert immédiat. | Manque de transparence ou transfert mal défini. | Présentez clairement l’IA en introduisant l’assistant dès le début (par exemple : « Je suis l’assistant IA de Sarah, ici pour vous aider à démarrer »). Ajoutez une phrase explicite de transfert et révisez vos directives de communication pour y intégrer votre touche personnelle. |
| Mon assistant applique des règles contradictoires. | Les politiques de livraison sont incohérentes. | « Livraison rapide » mais aussi « minimum trois jours ». | Examinez vos listes de choses à faire et à éviter pour prévenir toute contradiction. |
| Mon assistant ne prend pas en compte les cas particuliers. | Il ne gère pas des situations telles que les urgences, les petits budgets ou les demandes hors plateforme. | Cette formation est destinée uniquement aux clients idéaux. | Ajoutez des règles concernant les petits budgets, les urgences et les demandes hors plateforme. |
Pour optimiser en continu, analysez chaque semaine deux à trois conversations récentes de votre assistant. Interrogez-vous : « Cela me ressemble-t-il ? » et « Les informations sont-elles correctes ? ». Ensuite, mettez à jour la Base de connaissances pour intégrer chaque nouveau scénario rencontré.
En suivant ces étapes, vous garantissez à vos clients une expérience cohérente et précise grâce à votre PA.
Indicateurs de réussite
Votre Assistant personnel fonctionne bien lorsque vous constatez :
- Des suivis et des résumés pertinents de la part des clients
- Des transferts de conversation fluides
- Moins de questions de clarification de la part des clients
- Maintenez des taux de conversion stables auprès des nouveaux clients.
- Les clients sollicitent moins souvent un échange direct avec vous.
Consultez les analyses PA afin d'évaluer les performances de votre assistant.