Gestionar las finanzas de tu pequeño negocio puede constituir un desafío cuando manejas numerosas transacciones por semana. Si no eres bueno a la hora de hacer números, supervisar tu flujo de caja puede ser complicado. Sin embargo, es muy importante que tus negocios siegan siendo rentables.
No todos pueden permitirse contratar a un contador o asesor financiero para ayudarlos 24/7. La buena noticia es que hay una gran cantidad de aplicaciones que puedes utilizar para hacer el trabajo.
Antes de profundizar en las aplicaciones de finanzas, te damos algunos consejos que deberías tener en cuenta.
Consejos para gestionar las finanzas de pequeños negocios
Estas son algunas de las prácticas recomendadas para la gestión financiera de pequeños negocios:
1. Elabora un plan de negocios sólido
Un plan de negocios detalla los objetivos de tu negocio y las medidas que vas a tomar para alcanzarlos. Esto incluye planes para financiar tu negocio, una estimación de cuánto dinero necesitarás y tus principales fuentes de financiamiento. Aunque puedes improvisar en base a tu situación financiera, siempre es mejor empezar con un plan que garantice que tu negocio vaya por el buen camino.
2. Mantén un buen crédito de negocios
A medida que tu negocio crezca, es posible que desees solicitar préstamos o adquirir propiedades. Un mal crédito de negocios puede impedir que estas aspiraciones se conviertan en realidad. Teniendo esto en cuenta, evalúa tu situación financiera y valora los riesgos que puedes asumir. Salda tus deudas, paga las facturas a tiempo y evita los préstamos de alta rentabilidad que te costará devolver.
3. Revisa tus libros con regularidad
La malversación y el despilfarro se pueden producir delante de tus narices. El personal o los empleados deshonestos pueden librarse fácilmente de su delito si no se revisan los libros. Incluso si puedes contratar a un contador, lo mejor es que revises tus libros cada semana o cada mes. De lo contrario, podrías terminar perdiendo miles de dólares si es demasiado tarde.
4. Seguimiento de gastos e ingresos
¿Realmente está dando frutos tu negocio? Un negocio puede atraer a una gran cantidad de clientes y seguir operando con un flujo de caja negativo.
El seguimiento de los gastos e ingresos te ayudará a determinar qué servicios o productos son rentables y cuáles no merecen la pena continuar. De lo contrario, acabarás apostando por empresas poco rentables y desperdiciando el dinero que tanto te ha costado ganar.
5. Analiza las oportunidades de crecimiento
Además de apartar dinero para los sueldos de los empleados, analiza las oportunidades de crecimiento. Invierte en programas educativos que refuercen el desempeño de tus empleados y les permitan ascender en su carrera. Compra herramientas y aplicaciones que puedan agilizar los procesos para los clientes y el personal. No solo conseguirás que el trabajo de tus empleados sea más ágil, sino que también ayudarás a que tu negocio prospere.
6. Aplicaciones para gestionar las finanzas de pequeños negocios
Gracias a la tecnología, no hay necesidad de que calcules manualmente tus finanzas. Echemos un vistazo a algunas de las principales aplicaciones financieras para pequeños negocios que debes tener en cuenta.
1. LivePlan
LivePlan es un software para desarrollar tu plan de negocios.
Su biblioteca tiene más de 500 plantillas de plan de negocios que abarcan múltiples sectores. Para comenzar, simplemente responde algunas preguntas y el software llenará los espacios en blanco de tu plan de negocios. Incluso puedes invitar a tus compañeros de equipo a colaborar y sugerir modificaciones.
Además de los planes de negocios, la herramienta permite a los usuarios realizar un seguimiento de las métricas y comprender cómo se comparan con empresas similares. Los tableros de rendimiento incluso pueden comparar el rendimiento actual de tu negocio con el de meses anteriores o el del año anterior, para que puedas identificar formas de aumentar los ingresos. El plan básico más barato con todas las funciones comienza en $15 al mes.
2. Freshbooks
Freshbooks es un software contable con funciones de facturación, seguimiento de gastos, seguimiento del tiempo y generación de informes.
Si tienes un negocio online, puedes usarlo para aceptar pagos de ACH (solo para clientes de EE. UU.), Apple Pay, American Express, Mastercard y Visa. Al conectar tu cuenta bancaria o tarjeta de crédito, también puedes hacer un seguimiento de los gastos de tu negocio. Y si quieres digitalizar recibos, solo tienes que subir la foto y dejar que la herramienta identifique los totales y los impuestos por ti.
Los planes de pago comienzan desde $6 al mes para un máximo de cinco clientes facturables. En cambio, el plan premium te permite enviar una cantidad ilimitada de facturas a una cantidad ilimitada de clientes por $20.
3. Mint
Los empresarios expertos en presupuestos pueden aprovechar Mint para supervisar sus presupuestos.
Indica tu límite de gasto y la herramienta te notificará cuando estés en riesgo de gastar más de la cuenta. También puedes crear varias categorías para llevar el control de tus gastos personales y de tu negocio.
Asegurarse de que las facturas de las tarjetas de crédito y los servicios públicos se pagan a tiempo puede ser difícil cuando hay mucho papeleo. Por suerte, las cuotas mensuales y las facturas de las suscripciones se pueden centralizar y almacenar en la plataforma.
Para obtener ayuda profesional, Mint te da la opción de consultar a un coach financiero para mejorar tu proceso de toma de decisiones financieras. Además, también puedes obtener un plan personalizado adaptado a tus objetivos.
Lo mejor de todo es que Mint es gratis para todos los usuarios. No hay versiones premium ni suscripciones que tengas que comprar.
4. Wave
Wave es una herramienta gratuita que te permite gestionar tu dinero como un profesional.
Se puede utilizar para entregar facturas profesionales a una cantidad ilimitada de clientes. Incluso también puedes recibir efectivo a través de pagos bancarios o tarjetas.
Con una cuenta de responsabilidad de impuestos sobre las ventas, puedes integrar tus impuestos sobre las ventas en cada transacción. El importe pagado se registrará en la cuenta para facilitar la tributación.
Aunque Wave es gratuito, los usuarios deben pagar una tarifa de procesamiento para las transacciones realizadas en la plataforma. Esto incluye una comisión del 1% para los pagos bancarios y del 3 al 3,5% para los pagos con tarjeta de crédito.
5. PlanGuru
Nadie puede predecir el futuro con exactitud. Sin embargo, puedes prever los resultados financieros al calcular los números.
PlanGuru incluye un balance, un estado de flujo de caja y una cuenta de resultados integrados, pero sus capacidades no terminan ahí. La herramienta cuenta con 20 potentes métodos de previsión con una oferta de proyección respaldada por datos para la siguiente década. Lo mejor de todo es que puedes importar datos históricos, comparar informes de presupuesto con los reales y establecer previsiones continuas.
¿Alguna vez quisiste prever el impacto de las decisiones de negocios de alto riesgo? Con el análisis de escenarios, puedes aprovechar las herramientas de previsión para analizar con precisión el efecto financiero de inversiones cruciales y decisiones estratégicas. Asimismo, las herramientas de elaboración de informes pueden ofrecer una visión general de las inversiones rentables y no rentables para que puedas tomar las mejores decisiones.
El plan inicial de PlanGuru, con un precio de $99, es ideal para pequeños negocios u organizaciones sin ánimo de lucro que necesitan hacer un presupuesto o una previsión para una sola entidad.
6. Square
Square es un sistema de punto de venta que puede gestionar las finanzas relacionadas con tu negocio.
La aplicación se puede integrar en tu tienda online o física y gestionar pagos online, presenciales, remotos y que puedes introducir manualmente por teléfono. Esto significa que puedes atender a los clientes a través de su método de pago preferido.
Con Square Banking, las cuentas bancarias, el flujo de caja y los pagos de tu negocio están sincronizados en un solo lugar. Aquí puedes acceder a tus fondos y apartar un porcentaje de las ventas diarias para depositarlo en tu carpeta de ahorros de Square. Además, los usuarios también pueden recurrir a los préstamos de Square y devolverlos a través de sus ingresos por ventas.
Al igual que Wave, la aplicación de punto de venta de Square es de uso gratuito, no hay cargos extra para configurarla ni cuotas mensuales. Sin embargo, hay una tarifa de procesamiento estándar del 2,6 % + 10¢ para los pagos hechos sin contacto, las tarjetas con banda magnética y las tarjetas con chip insertado o con banda magnética.
¿Qué aplicaciones de finanzas para pequeños negocios elegirás?
La solución ideal debe poder ayudarte a centralizar tus facturas, gastos y ganancias en un solo lugar. En base a tus datos financieros, la mejor herramienta debe poder ayudarte a analizar e identificar el mejor curso de acción para impulsar la rentabilidad de tus negocios a largo plazo.
Además de todas estas soluciones, también recomendamos confiar en el Fiverr Workspace para administrar tus finanzas. Esta potente plataforma puede ayudarte a generar propuestas y contratos relevantes, así como a realizar un seguimiento del tiempo para supervisar tu productividad. Honestamente, tienes todos los conceptos básicos que necesitarás para dirigir tu negocio como un profesional.
También puedes comunicarte con un consultor financiero experimentado de Fiverr para realizar la contabilidad, las proyecciones financieras y las declaraciones de impuestos del negocio o las consultas.