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Persönlichen Assistenten trainieren

Das Training deines Persönlichen Assistenten spart dir Zeit und sorgt für einen einheitlichen Markenauftritt. Zudem stellt es sicher, dass du korrekte Informationen zu deinen Dienstleistungen gibst und Kunden effektiv durch deinen Verkaufsprozess leitest.

 

Was du anpassen kannst und was nicht 

Dein Assistent hat  voreingestellte Funktionen , die nicht geändert werden können, zum Beispiel automatische Antworten auf neue Nachrichten, die Offenlegung als KI und die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien.

Du hast jedoch die Kontrolle über  anpassbare Funktionen, darunter:

  • Tonfall und Persönlichkeit - Lege fest, ob der Assistent professionell, freundlich oder locker auftreten soll.
  • Leistungsumfang - Definiere, welche Services du anbietest und welche nicht, inklusive Preisrichtlinien.
  • Geschäftsregeln - Lege Lieferzeiten, Revisionsrichtlinien und Verfügbarkeiten fest.
  • Individuelle Übergabeauslöser - Definiere Bedingungen, wann Gespräche an dich übergeben werden, beispielsweise bei Eilsachen oder wenn ein bestimmtes Budget genannt wird.
  • Antwortstil - Entscheide dich zwischen ausführlichen Erklärungen oder knappen Antworten.

Training deines Assistenten.

Deine Wissensdatenbank ist der Ort, an dem du deinen Persönlichen Assistenten trainierst, damit er dein Geschäft korrekt repräsentiert.

Um darauf zuzugreifen, öffne den Personal Assistant-Hub und gehe zur Registerkarte „Wissensdatenbank“.

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Das Training erfolgt auf  drei klar strukturierten Ebenen:

Über mich (So personalisierst du, wie dein Assistent dich präsentiert)

Diese Regeln gelten für alle deine Aufträge und spiegeln deine gesamten Geschäftspraktiken wider.

  • Gib deinem Assistenten eine klare Beschreibung deines Kommunikationsstils, damit er in deinem Ton natürlich antworten kann. Füge kurze Beispielsätze zur Orientierung hinzu.

    Beispiele:

    • „Bewahre einen professionellen, freundlichen und enthusiastischen/höflichen Ton auf.“
    • „Verwende einladende Sätze wie ‚Danke, dass du dich meldest!‘ und ‚Ich freue mich, mit dir zu chatten!‘“
    • „Zeige Begeisterung und Dankbarkeit gegenüber Kunden.“
  • Gib einen detaillierten Überblick über deinen beruflichen Werdegang und deine Arbeitsweise.
    • Beispiele:
      • „Ich bin UX-Designer mit über 7 Jahren Erfahrung.“
      • „Kläre Erwartungen, indem du Fragen zu Projektanforderungen und Budgets stellst.“
      • „Ermutige Kunden, Referenzen und Inspirationsquellen zu teilen.“
      • „Stelle klare Zeitpläne für den Projektabschluss sowie Informationen zu Dienstleistungen und Preisgestaltung bereit.“
    • Vermeide  vage Beschreibungen wie ‚Ich bin Designer‘. Solche Angaben geben nicht genug Kontext für präzise Antworten.
    • Liste  Ausschlüsse: ‚Ich arbeite nicht an Sonn- und Feiertagen, diese gehören nicht zu meinem Lieferplan.‘
  • Definiere deine Grenzen klar, damit dein Assistent deine Regeln selbstbewusst vertreten kann.
    • Beispiele:
      • „Für App-Design gib niemals Angebote unter 200 $ ab.“
      • „Vermeide Diskussionen über nicht verwandte Dienstleistungen oder Themen.“
      • „Die Geschäftszeiten sind Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr EST.“
    • Vermeide  unklare Regeln wie „Schnelle Lieferung möglich.“ Formuliere stattdessen klar: „Expresslieferung gegen 30 % Aufschlag möglich.“

Gig-spezifische Regeln (So passt dein Assistent die Präsentation deiner Dienstleistungen an)

Diese Regeln haben Vorrang vor deinen allgemeinen Einstellungen, wenn ein Gig detailliertere Angaben erfordert.

  • Erkläre genauer, wie du den Tonfall eines Kunden treffend wiedergibst. 
    Beispiel: „Verwende Fachbegriffe nur, wenn der Kunde damit vertraut ist.“
  • Liste für jeden Gig genau auf, was du anbietest und was nicht. 
    Beispiel: „Ich erstelle ausschließlich Shopify-Websites. WordPress unterstütze ich nicht.“
  • Gib an, welche Informationen du von Kunden benötigst (z. B. Markenrichtlinien) und was sie von dir erhalten.
  • Füge Antworten auf häufig gestellte Fragen hinzu. 
    Beispiel: „Für Revisionsrichtlinien sind 2 Revisionen inklusive. Zusätzliche Revisionen kosten jeweils 50 $.“

Chat-Stil (Wähle, wie dein Assistent mit Preisgestaltung und Paketen umgeht) 

Du kannst festlegen, wie dein PA mit Kunden kommuniziert, indem du einen Chat-Stil auswählst. Diese Einstellung bestimmt, wie aktiv dein PA Gespräche lenkt und deine Pakete vorstellt. Du kannst den Stil jederzeit an deine Business-Ziele anpassen.

  • Der PA beantwortet Fragen und übergibt das Gespräch, sobald der Kunde Interesse zeigt, ohne Pakete vorzuschlagen.
  • Der PA bringt Kundenanforderungen und deine Dienstleistungen zusammen und übergibt das Gespräch, ohne Pakete zu präsentieren.
  • Der PA empfiehlt Pakete nur, wenn diese eindeutig passen. Andernfalls übergibt er das Gespräch an dich.
  • Der PA schlägt gezielt Pakete vor und hebt deren Vorteile hervor, um eine Entscheidung zu fördern.
  • Der PA lenkt das Gespräch zielgerichtet auf die Paketauswahl und setzt dabei Dringlichkeit ein, um die Entscheidung zu beschleunigen.

Teste deinen Assistenten.

Bevor du deinen PA aktivierst, empfehlen wir, ihn zu testen, um sicherzugehen, dass er deinen Ton trifft und deine Geschäftsregeln einhält. So kannst du das Training optimieren, wenn Antworten unpassend erscheinen oder falsche Informationen enthalten.

  • Du kannst auf den Vorschaumodus über die Wissensdatenbank oder die Einstellungen im Hub (oben rechts) zugreifen.
  • Wir empfehlen, mindestens vier Testnachrichten zu senden, die reale Kundenfragen widerspiegeln, wie zum Beispiel:
    • „Was kostet ein Logo bei dir?“  – um sicherzustellen, dass Dienstleistungen, die du nicht anbietest, abgelehnt werden.
    • „Kannst du bis morgen liefern?“  – um deine Regeln für Eilzustellungen zu überprüfen.
    • „Was ist in deinem Paket enthalten?“  – um sicherzustellen, dass die Paketdetails korrekt sind.
    • „Bietest du unbegrenzte Revisionen an?“  – um zu prüfen, ob deine Grenzen für Revisionen klar angegeben sind.
  • Bitte beachte, dass Kunden zwar beim Kommunizieren mit dem Assistenten Anhänge hochladen können, diese Funktion jedoch im Vorschaumodus nicht verfügbar ist.

Jedes Mal, wenn du deine Wissensdatenbank oder Einstellungen aktualisierst, wird die Vorschau zurückgesetzt und neu gestartet. Teste danach unbedingt erneut.

Häufige Probleme und Optimierung

Wenn nach dem Start Probleme auftreten, probiere folgende Lösungen aus:

Problem

Symptome

Was ist zu vermeiden?

Lösung
Mein Assistent klingt robotic. Antworten wirken allgemein, zu förmlich oder passen nicht zu meinem Stil. „Sei professionell“ (zu ungenau). Unter Ton & Stil füge Persönlichkeitsmerkmale hinzu, gib typische Ausdrücke an und liefere Beispielantworten in deiner natürlichen Stimme. Herzlich, aber professionell: Sprich Kunden mit Namen an und erkläre die nächsten Schritte klar.
Mein Assistent gibt falsche Preisinformationen. Angebote stimmen nicht mit meinen Tarifen überein oder sind inkonsistent. Widersprüchliche Preisregeln. Überprüfe die Preisregeln auf Konflikte. Gib genau an, wann welche Preisregel gilt.
Mein Assistent kommuniziert zu viel. Kunden sagen, er schickt zu viele Nachrichten. Training ohne Grenzen. Füge Kommunikationsregeln hinzu wie „Antworten kurz halten.“
Mein Assistent macht ungenaue Versprechungen. Er bietet Dienstleistungen an, die ich nicht anbiete, oder nennt unrealistische Lieferzeiten. „Ich kann alles gestalten“ oder unklare Regeln wie „Schnelle Lieferung möglich.“ Aktualisiere die Service-Grenzen mit einer Liste von Geboten und Verboten. Setze realistische Zeitpläne und nenne spezifische Einschränkungen oder Ausnahmen.
Meine Kunden verwechseln mich mit dem Assistenten. Kunden denken, sie sprechen direkt mit mir und erwarten eine sofortige Übergabe. Keine Offenlegung oder unklare Übergabe. Erreiche eine klare KI-Offenlegung, indem du den Assistenten zu Beginn vorstellst (z. B. „Ich bin Sarahs KI-Assistent und helfe dir beim Start.“). Füge eine deutliche Übergabesprache hinzu und überarbeite deine Kommunikationsrichtlinien, um deine persönliche Note einzubringen.
Mein Assistent folgt widersprüchlichen Regeln. Inkonsequente Lieferbedingungen. „Schnelle Lieferung“, aber auch „mindestens 3 Tage Wartezeit“. Überprüfe deine Do/Don't-Listen, um Widersprüche zu vermeiden.
Mein Assistent ignoriert Sonderfälle. Er geht nicht auf Eilaufträge, niedrige Budgets oder Anfragen außerhalb der Plattform ein. Training nur für ideale Kunden. Füge Regeln für niedrige Budgets, Eilaufträge und Anfragen außerhalb der Plattform hinzu.

Für eine kontinuierliche Optimierung überprüfe jede Woche 2–3 der letzten Gespräche des Assistenten. Frag dich: „Klingt das nach mir?“ und „Sind die Informationen korrekt?“. Aktualisiere dann die Wissensdatenbank für alle neuen Szenarien, die dir begegnen.

Wenn du diese Schritte befolgst, sorgst du dafür, dass dein PA deinen Kunden ein konsistentes und zuverlässiges Erlebnis bietet.

Erfolgsindikatoren

Dein persönlicher Assistent funktioniert gut, wenn du Folgendes siehst:

  • Relevante Kunden-Follow-ups und Zusammenfassungen
  • Reibungslose Übergabe von Gesprächen
  • Weniger klärende Rückfragen von Kunden
  • Stabile Konversionsraten bei neuen Kunden.
  • Kunden bitten weniger häufig darum, direkt mit dir zu sprechen.

Sieh dir die  PA-Analyse  an, um die Leistung deines Assistenten zu überprüfen.

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